小さな経理事故が起こる条件

公益法人経理

経理は、人が行います。

そのため、どうしても間違いが起きてしまうリスクをはらんでいます。

小規模であろうと、大規模の団体であろうと、関係ないようです。

相当な悪意を持って、行われる不正経理は、外部監査等によって見つけ出すしかありませんが、ケアレスミスや、担当者レベルのちょっとした出来心による事故は、工夫次第でいくらでも改善することができます。

今日は、ちょっとした工夫でできる不正経理対応をみてみましょう。

経理担当者がたった一人である

 

小規模の団体の場合、人員が少ないため、一人で経理担当を任されることがあります。

しかし、これは、担当者の善意で成り立っているため、いつ事故が起きてもいたしかないでしょう。

また、悪意がなくても、ルールを知らなかったことで、間違えた処理をしてしまうこともあります。

 

この場合、内部統制の仕組みを導入しましょう。

金庫の現金残高を毎日、ダブルチェックする、毎日は無理だとしても、せめて週に1回は、現金実査をダブルで行うだけで、効果は出てきます。

入金台帳、請求書、など、現預金の入出金確認を、事務局長が行うと、経理業務に緊張感が出てきて、事故が起こりにくい環境になります。

 

経理担当者が退職してしばらくの間担当者が不在である

 

私が知っているケースで、2件現金が紛失しました。

これも、いずれも経理担当者が退職後、誰も管理していないときに起きています。

暫定的であっても、現金出納帳と現金有高を、きちんと管理する人を決めておくようにしましょう。

 

通帳や印鑑、現金の扱いが雑である

 

銀行印と社版が、鍵の付いていない引き出しに入っていることも、これに含まれます。

ハンコの扱いが雑な事務局は、ほぼ、事務業務が上手くいっていないことが多いのです。玄関の靴を揃えられない人は、仕事が雑であるのと一緒です。

これも、内部規定を整えて、管理する担当者をきちんと決めておく必要があります。

「うちの事務所は、誰もこないから、大丈夫」は、外部にスキを与えていると思っていたほうがよさそうです。

 

 

このように、ほんの少しの工夫で、経理の事故を防ぐことができます。

一旦、事故を起こしてしまうと、信頼を回復させるのに時間がかかってしまいます。

 

会員から預かっている会費や、寄付は、事務局のものではありません。

公益事業や、団体運営のために、たくさんの方から託されているものです。

内部統制は、面倒と思われるかもしれませんが、できる範囲だけでも十分な効果があり、最終的に経理事務の効率化に結びつきます。

ぜひとも、決算の前に、きちんと機能しているか、見直しをおすすめします。

 

 

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